WYSPIAŃSKI CONSULTING - podnoszenie efektywności zarządzania przedsiębiorstwami i projektami rozwojowymi

Zarządzanie czasem na co dzień obrazuje ostatni i zarazem najważniejszy etap planowania czasu. Jest wdrożeniem planów rocznych, kwartalnych i miesięcznych. Określa jakie czynności powinny zostać przeprowadzone w danym dniu. Planowanie wymaga podzielenia zadań na części, tak aby planom długofalowym można było przyporządkować konkretny czas na wykonanie czynności i zadań prowadzących do realizacji celów. Warto również pisemnie planować dzień. Efeketywne planowanie dnia może okazać się łatwiejsze postępując zgodnie z poniższymi 14 zasadmi.

Zasada nr 1
Zaczynaj dzień z pozytywnym nastawieniem
W każdym dniu trzeba znaleźć coś pozytywnego. Nasz stosunek do czekających zadań ma bardzo duże znaczenie dla osiągnięcia sukcesu lub porażki. Zadajmy sobie kilka pytań:

• Co mogę zrobić aby ten dzień przyniósł mi trochę radości?
• W jaki sposób ten dzień może przybliżyć mnie do moich celów?
• Jakie problemy może przynieść ze sobą ten dzień i jak mogę je rozwiązać pozytywnie?

Zasada nr 2
Rozpoczynaj pracę o stałej porze
Człowiek jest skłonny do przyzwyczajeń. Zaczynanie stale o tej samej porze pomaga w utrzymaniu gotowości do pracy.

Zasada nr 3
Wykonaj skomplikowane i ważne rzeczy na początek dnia
Lepiej jest zacząć od rzeczy ważnych i skomplikowanych, bo przecież wkrótce zostaniecie porwani przez bieżące codzienne sprawy i nie będziecie w stanie poświęcić się sprawom ważnym. Jeśli zaczniemy od rzeczy ważnych pod koniec dnia pracy stwierdzimy, że przynajmniej ważne sprawy zostały załatwione lub przynajmniej rozpoczęte.

Zasada nr 4
Uzgodnij plan dnia ze współpracownikami
Uzgodnijcie terminy i zadania z sekretarką lub współpracownikami. Powinni znać rozkład waszego czasu, unikniecie wtedy dużej ilości zakłóceń w ciągu dnia. Ludzie wokół Ciebie, że o określonej porze chciałbyś aby Ci nie przeszkadzano ponieważ zajmujesz się rzeczami priorytetowymi.

Zasada nr 5
Miej wpływ na wyznaczanie terminów, które dotyczą Ciebie
Ta zasada konsekwencją poprzedniej. Powinniśmy przynąjmniej próbować wpływać na wyznaczanie terminów, które dotyczą nas samych. Bardzo często przyjmuje się terminy bez sprzeciwu. Spróbujcie zatem wpłynąć na przebieg ustaleń i wynegocjować dogodniejszy dla was termin. Spróbujcie wdrożyć w życie mądre powiedzenie - nie: wszystko w swoim czasie, ale wszystko w moim czasie!!!

Zasada nr 6
Unikaj działań o skutkach odwrotnych
Aktywni, łatwo nawiązujący kontakty ludzie mają skłonność do zajmowania się coraz to nowymi sprawami. Podejmują się nowych zadań nie myśląc czy są one w zgodzie z ich celami i zadaniami. Sprawdźcie wszystkie działania pod kątem ich niezbędności i możliwości delegowania.

Zasada nr 7
Unikaj nieplanowanych, spontanicznych działań
Jeśli podczas pracy chcecie nagle zrobić coś innego, np. zadzwonić do kogoś, wymienić z kimś kilka słów, zastanówcie się, czy to przerwanie jest rzeczywiście niezbędne. Impulsywne odejście od planu wybija nas z rytmu.

Zasada nr 8
Rób przerwy we właściwym czasie
Zbyt długa intensywna praca nie popłaca, ponieważ koncentracja i wydajność obniżają się. Traktujmy przerwy nie jako stratę czasu, lecz możliwość odpoczynku.

• Róbmy regularne, ale krótkie przerwy.
• Krótka gimnastyka.

Aby przerwa przyniosła pożytek i odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.

Zasada nr 9
Zadania o podobnym charakterze załatwiaj seryjnie
Na natychmiastowe lub pojedyncze załatwianie krótkich telefonów, listów, sprawozdań i przekazywanie informacji traci się mnóstwo czasu. Należy załatwiać czynności powtarzające się, zbierając je w bloki. Przynosi to zdecydowaną korzyść, ponieważ koncentrujmy się tylko na jednym rodzaju czynności.
6x10 min zabiera więcej czasu niż 1 x 60 min.

Zasada nr 10
Wykorzystuj jałowe przebiegi
Czas czekania, wykonywania prac nie wymagających wysiłku myślowego, możemy wykorzystać np. na działania przygotowawcze, przemyślenia spraw nadchodzących. W takich sytuacjach zadawajcie sobie pytanie: Jak mogę w tej chwili najlepiej wykorzystać swój czas?. Podobnie jak św. Ignacy Loyola, twórca zakonu Jezuitów, przy każdym odwróceniu klepsydry pytał siebie: co mogę zrobić dla większej chwały Pana?

Zasada nr 11
Stosuj antycykliczny styl pracy
Zwróćmy uwagę na przyzwyczajenia współpracowników, szefów, całej firmy. W jakich godzinach jest największy ruch i kiedy jest możliwość, że wszyscy będą Ci przeszkadzali lub angażowali Twój czas? Jeśli wszyscy wyjdą na lunch o 13.00, to z pewnością spotkamy mnóstwo znajomych oraz długą kolejkę do bufetu.
Pracujcie więc antycyklicznie:

• Załatwiajcie najważniejsze, zaplanowanie zadania np. przed południem w okresie rzadszego występowania zakłóceń.
• Próbujcie wykorzystać ten i tak mniej produktywny czas na zadania mniej ważne np. przeglądanie poczty, porządki, itp.
• Przychodźcie wcześniej do pracy.

Zasada nr 12
Planuj wieczorem
Dzięki temu rano, w drodze do pracy, podświadomość podpowiada nam już pewne rozwiązania, a dzień - nawet bardzo zapełniony zajęciami - wydaje się do opanowania.

Zasada nr 13
Poświęcaj właściwą ilość czasu na planowanie
Czas planowania nie powinien przekraczać 1% czasu na jaki sporządzamy plan. Proces planowanie nie może przeciągać się w nieskończoność. W pewnym momencie osiąga się punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny. Zatem jeśli mamy to 8-godzinny dzień pracy, to na planowanie wystarczy 5-7 minut. A jeśli to 42 godzinny tydzień pracy? Powinno wystarczyć ok. 30 min.

Zasada nr 14
Szukaj przyjemnego zwieńczenia każdego dnia
Aby prowadzić życie pozytywne, należy uświadomić sobie jakie znaczenie i wartość ma dla was mijający dzień. Nie wystarczy odhaczyć załatwione zadania, lecz trzeba w każdym dniu znaleźć sposobność do uznania tego dnia za udany. Należy zadać sobie pytanie: jakie możliwości widzę (biorąc pod uwagę system wartości, a więc rodzinę, książki, przyjaciół itp.), aby ten dzień miał swoją udaną kulminację?

..................................................................................................................................................................

Powyższe zasady zarządzania czasem są omawiane na warsztacie Zarządzanie sobą w czasie. W czasie warsztatu uczymy się również zasad skutecznego ustalania priorytetów (m. in. metoda Eisenhovera), bez czego nie można efektywnie zarządzać czasem własnym w codziennej pracy.