Przykładowy REGULAMIN PRACY DZIAŁU HANDLOWEGO
1. Przy podziale rynku i pozyskiwaniu nowych kontrahentów pomiędzy handlowców (przedstawicieli handlowych) obowiązują następujące zasady:
- listę firm do kontaktu i złożenia wizyt handlowych przez poszczególnych handlowców opracowuje i przydziela szef działu; jeśli handlowiec sam znajdzie potencjalnego kontrahenta, przed kontaktem z nim informuje o tym fakcie szefa działu
- prawo do obsługi nowego kontrahenta na zasadach wyłączności w stosunku do pozostałych handlowców przysługuje w momencie poinformowania szefa działu; wtedy też firma jest wpisywana na listę obsługiwanych kontrahentów w systemie …, prowadzonej przez szefa działu
- jeżeli w ocenianym kwartale kontrahent był nie efektywnie obsługiwany (obrót zdecydowanie poniżej średniego firm, obsługiwanych przez dział), jego obsługa może zostać przekazana innemu przedstawicielowi handlowemu na mocy decyzji szefa działu; firma, utracona przez handlowca, jest przekazywana innemu przedstawicielowi handlowemu na naradzie całego Działu Handlowego; prawo pierwokupu takiego kontrahenta przysługuje starszemu handlowcowi (lub temu, który osiągnął najlepsze wyniki w ostatnim kwartale); szef działu ma prawo odstąpienia od tej reguły i przyznania takich firm nowym handlowcom; jeżeli handlowiec rezygnuje z obsługi dotychczasowego kontrahenta, informuje o tym fakcie szefa działu na naradzie całego działu.
2. W negocjacjach handlowych z klientami handlowcy są zobowiązani do posługiwania się obowiązującymi w dziale … cennikami i systemem rabatowym. Każdy przedstawiciel handlowy może udzielić następujących rabatów:
- zawartych w cenniku każdego produktu
- … % dodatkowego rabaty za każdą firmę, rekomendowaną przez obsługiwanego kontrahenta do odwiedzenia przez handlowca … (kontrahent podaje dane nazwę, dane teleadresowe oraz imię i nazwisko osoby do kontaktu); lista firm rekomendowanych nie może być większa od …
- w przypadku podpisywania umowy długoterminowej korzystać z widełek rabatowych, obowiązujących w tym przypadku
- samodzielnie bez wcześniejszych konsultacji z szefem działu udzielić klientowi dodatkowego rabatu poza powyższymi w maksymalnej wysokości … %, przy czym każdorazowo post factum powinno to zostać zgłoszone do szefa działu i odnotowane
- w każdym innym przypadku handlowiec powinien skonsultować się z przełożonym (szefem działu).
3. Wynagrodzenia przedstawicieli handlowych składa się z dwóch części - stałej i prowizyjnej:
- stopa prowizji w danym miesiącu jest zmienna i zależy od wielkości przychodów, wygenerowanych przez przedstawiciela handlowego w danym okresie
- tabela wysokości prowizji przedstawicieli handlowych jest częścią niniejszego regulaminu
- prowizja jest wypłacana przedstawicielowi handlowemu od faktur opłaconych przez klientów w danym miesiącu do … dnia następnego miesiąca.
4. W dziale … obowiązuje hierarchiczny system zaszeregowania handlowców:
- młodszy handlowiec - to osoba zaczynająca pracę w firmie … - jest zatrudniany na okres próbny … miesięcy - po tym czasie i dokładnym poznaniu specyfiki pracy działu … może otrzymać promocję na stanowisko handlowca; decyzję o promocji podejmuje szef działu
- handlowiec - to osoba, która pracuje w firmie … minimum … miesiące i dokładnie zna specyfikę pracy działu; w wyniku promocji na stanowisko handlowca jest z nim podpisywana umowa o pracę na czas nieokreślony, a stała część wynagrodzenia jest wyższa o … zł od młodszego handlowca
- starszy handlowiec - pracuje w firmie … minimum … miesięcy - jako handlowiec osiągnął w ostatnich sześciu miesiącach najlepsze oceny wyników pracy (ocena ważona miejsc w miesięcznych rankingach); jest zatrudniony na czas nieokreślony, a stała część wynagrodzenia jest wyższa o … zł od młodszego handlowca; ponadto przysługują mu dodatkowe prawa, opisane w pkt. 5 niniejszego regulaminu.
5. Praca każdego handlowca podlega kwartalnej oraz półrocznej ocenie, realizowanej według następujących kryteriów:
- w każdym miesiącu jest opracowywana lista rankingowa (według kryterium najwyższego wypracowanego przez przedstawiciela handlowego przychodu); za miejsce w miesięcznym rankingu handlowców są przyznawane punkty adekwatne do miejsca w rankingu (za 1. miejsce - … punkty, za 2. miejsce - … punkty, za 3. miejsce - … punkty itd.)
- ocena kwartalna jest dokonywana po zsumowaniu miejsc handlowców w rankingach miesięcznych - najwyższą lokatę uzyskuje przedstawiciel handlowy, który uzyskał najniższą liczbę tak liczonych punktów; najwyżej oceniony handlowiec otrzymuje nagrodę rzeczową o równowartości … zł
- raz na pół roku (po dwóch zakończonych kolejnych kwartałach) przedstawiciel handlowy, który uzyskał najwyższe miejsca na miesięcznych listach w rankingowych w ciągu ostatnich sześciu miesięcy (najniższą liczbę punktów), otrzymuje nagrodę z tego tytułu o równowartości … zł oraz złoty znaczek firmowy … . W przypadku zaszeregowania na stanowisku handlowca dodatkowo otrzymuje awans na starszego handlowca i w związku z tym przysługują mu następujące dodatkowe prawa:
- uzyskuje prawo pierwokupu kontrahentów utraconych w wyniku słabej obsługi przez innych handlowców (patrz pkt. 1)
- używania służbowego notebooka na wyłączność
- używania służbowego telefonu komórkowego na wyłączność
- używania samochodu służbowego na wyłączność (nie współdzielenia z innym handlowcem).
- przedstawiciele handlowi, którzy dołączyli do zespołu w trakcie rozpoczętego cyklu ocen, na swoją pierwszą ocenę oczekują do rozpoczęcia kolejnego cyklu.
6. Sprawy porządkowe:
- żadnemu z handlowców nie wolno:
- bez wiedzy szefa działu dokonywać w programie … zmian we wcześniej zarejestrowanych zleceniach i bazie danych klientów
- palić papierosów itp. w miejscu i godzinach pracy
- itd.
- każdy przedstawiciel handlowy zobowiązuje się:
- utrzymywać czystość i porządek w miejscu pracy
- budować i dbać o dobre relacje interpersonalne z pozostałymi pracownikami
- itd.
Podpisano:
- szef DH
- pracownika
- miejscowość
- data